GAS s.r.o.Certifikace organizací
Certifikaci procesů v organizacích, které provádí své činnosti na plynárenských zařízeních, zajišťuje již od roku 2002 Certifikační a registrační orgán výrobků a organizací GAS s.r.o. (CO). Od té doby již celá řada firem prokázala, že je schopna zajistit vysokou míru kvality provedených prací v oblasti montáží a oprav plynárenských zařízení. Tato schopnost byla u firem ověřena a potvrzena vydáním certifikátu o zařazení firmy do registru certifikovaných organizací. Organizacím, které úspěšně prošly systémem certifikace je také propůjčeno právo k používání značky kvality "Certifikovaná organizace". Za účelem trvalého přehledu o kvalitě prací certifikované organizace je prováděn dohled nad dodržováním skutečností, které byly rozhodné pro vydání certifikátu.
Požádat o provedení certifikace může pouze ta organizace, která splnila požadavky právních předpisů v oblasti plynových zařízení, tzn. je držitelem oprávnění k montážím a opravám vyhrazených plynových zařízení dle § 7 zákona č. 250/2021 Sb., v platném znění, nebo organizace provádějící speciální činnosti pro zajištění kvality plynových zařízení. Organizace nemůže požádat o certifikaci pro činnosti nad rámec druhu a rozsahu vydaného oprávnění.
Přístup k zákazníkům je ze strany CO nediskriminační. Certifikace je prováděna jako služba těm zákazníkům, kteří chtějí prokázat a trvale udržovat svoji vysokou odbornou způsobilost při plném respektování všech právních předpisů a získat o těchto skutečnostech doklad zpracovaný nezávislou třetí stranou pro své stávající i potencionální odběratele.
Vymezení rozsahu jednotlivých skupin pro certifikaci a registraci je dáno metodou činnosti organizace, druhem a rozměrem použitého trubního materiálu a nejvyšším provozním přetlakem média.
OZNAČENÍ ROZSAHŮ CERTIFIKACE A REGISTRACE
Při kombinaci více rozsahů se označení provádí kombinací jednotlivých symbolů.
Např.: G – S4, P3 = ocelové plynovody, DN bez omezení, přetlak ≤ 40 bar; PE plynovody a plynovodní přípojky z polyetylénu v otevřených výkopech o průměru bez omezení a provozním přetlaku bez omezení
Souhrn požadavků pro jednotlivé rozsahy požadované certifikace je obsažen v tabulkách uveřejněných na webových stránkách Českého plynárenského svazu. Tyto tabulky jsou rovněž součástí TPG 923 01. Certifikační a registrační orgán výrobků a organizací GAS s.r.o. má na základě těchto tabulek zpracované certifikační programy. Tyto programy tedy obsahují soubor požadavků na personální obsazení včetně předepsaného vzdělání, kvalifikace a praxe jednotlivých osob, požadavků na technické vybavení, vybavení předpisy a požadavků na systém kvality. Příslušné certifikační programy jsou nezbytnou přílohou návrhu smlouvy o provedení certifikace, která je zpracována CO na základě obdržení žádosti o provedení certifikace. Výsledkem prověření odborné způsobilosti je vydání, změna, prodloužení platnosti nebo odnětí certifikátu o registraci organizace k montážím a opravám plynových zařízení.
POSTUP PŘI PROVÁDĚNÍ CERTIFIKACE A REGISTRACE ORGANIZACÍ
Organizace, která má zájem o provedení certifikace, podá žádost o její provedení u CO. Po doručení je žádost o certifikaci zaevidována. Pro přidělení pořadového čísla v „evidenci žádostí“ je rozhodující datum zaevidování žádosti. Žádosti CO vyřizuje postupně podle pořadových čísel v "evidenci žádostí".
Po zaevidování žádosti pověřený pracovník CO zkontroluje formální správnost žádosti a v případě, že žádost neobsahuje potřebné náležitosti, je žadatel vyzván k doplnění potřebných údajů do 20 dnů od obdržení výzvy k doplnění žádosti. V případě, že ani po doplnění neobsahuje žádost potřebné náležitosti, je CO odmítnuta a tato skutečnost je sdělena organizaci. Na základě přijaté žádosti vypracuje CO návrh „Smlouvy o provedení certifikace organizace k činnostem prováděným na plynových zařízeních“, jejíž součástí je i cena za provedení certifikace a registrace. Přílohou návrhu smlouvy jsou příslušné certifikační programy podle rozsahu požadované certifikace. CO si po podepsání smlouvy vyžádá u žadatele základní údaje nezbytné k provedení certifikace organizace. Tyto údaje žadatel doplní do formuláře "Skutečnosti rozhodné pro vydání certifikátu" a poskytne je CO do 20 pracovních dnů od obdržení formuláře.
Zároveň jmenuje CO auditorskou skupinu, s jejímž složením musí organizace vyslovit souhlas. Auditorská skupina je minimálně tříčlenná, složená ze zástupců provozovatelů plynárenských zařízení a pracovníka certifikačního orgánu. CO může v případě potřeby doplnit auditorskou skupinu o další odborníky, kteří však mají pouze poradní hlas. Auditorská skupina provede audit organizace, při kterém ověří splnění požadavků uvedených v hodnotícím postupu zpracovaném CO podle příslušných certifikačních programů. Audit organizace je zásadně prováděn na místě u organizace, případně na jejích dalších pobočkách nebo pracovištích. Auditorská skupina provede v rámci auditu organizace odborné pohovory s pracovníky organizace, kteří provádějí práce a činnosti podléhající procesu certifikace a jsou určeni příslušným certifikačním programem. Auditorská skupina vyhodnotí plnění jednotlivých kritérií kontrolovaných v průběhu auditu, uvedených v příslušných certifikačních programech a doporučí udělení či neudělení certifikace. O každém provedeném prověření odborné způsobilosti organizace musí být CO vydána Zpráva o hodnocení, ve které jsou konstatovány a vyhodnoceny všechny zjištěné skutečnosti. V rámci certifikačního procesu si CO zajistí u provozovatele plynárenských zařízení reference (hodnocení) na vybrané stavby, které organizace provedla za posledních dvanáct měsíců před podáním žádosti o provedení certifikace a které odpovídají rozsahu požadované certifikace. V případě že dosud organizace žádné stavby nerealizovala a není tedy možno poskytnout hodnocení, ale organizace splňuje podmínky pro udělení certifikace z hlediska personálního a technického vybavení a ostatních požadavků rozhodných pro vydání certifikátu, může být vystaven certifikát v požadovaném rozsahu, s dobou platnosti na 1 rok. O udělení certifikace rozhoduje pracovník CO, který se nepodílel na hodnocení plnění požadovaných kritérií u certifikované organizace.
Předání certifikátu je podmíněno potvrzením Zásad pro užívání certifikátu o registraci organizace. Certifikace udělená na základě rozhodnutí CO má dobu platnosti 6 let.
Certifikovaná organizace, která se stala držitelem certifikace je oprávněna k používání "Značky kvality certifikované organizace" společně s Certifikátem organizace.
Grafická podoba značky kvality
Certifikovaná a registrovaná organizace může propůjčenou značku kvality užívat jen v době platnosti udělené certifikace o registraci a při plnění „Podmínek pro užívání značky kvality certifikované organizace“.
V době platnosti certifikace o registraci může organizace požádat o změnu rozsahu certifikátu podáním žádosti o změnu rozsahu certifikace. Po přijetí žádosti provede CO prověření odborné způsobilosti se zaměřením na nové požadavky a ověří též plnění podmínek rozhodných pro udělení původní certifikace.
U certifikace s dobou platnosti omezenou na 1 rok se podává žádost o prodloužení platnosti certifikace na dobu 6 let nejméně 3 měsíce před ukončením její platnosti. Nedílnou součástí této žádosti je seznam staveb plynárenských zařízení za období od udělení certifikace s platností omezenou na 1 rok.
O prodloužení platnosti certifikace s dobou platnosti 6 let je nutno požádat minimálně 4 měsíce před ukončením její platnosti podáním stejné žádosti. Po přijetí žádosti o prodloužení platnosti certifikace prověří CO odbornou úroveň organizace ve stejném rozsahu jako u nového žadatele.
CO provádí u certifikované organizace pravidelné kontrolní audity nejméně 1x za 2 roky za účelem ověření plnění podmínek rozhodných pro udělení certifikace. Při zjištění, že certifikovaná organizace neplní podmínky rozhodné pro udělení certifikace nebo zneužívá vydaný certifikát, rozhodne CO o odnětí tohoto certifikátu.
CO prověří u certifikované organizace v roce, ve kterém neprobíhá kontrolní audit, platnost skutečností rozhodných pro udělení certifikace na základě podkladů vyžádaných od certifikované organizace. Ve zvláštních případech může být proveden kontrolní audit.
Při změně skutečností rozhodných pro udělení certifikace organizaci nebo na základě stížnosti na neodpovídající kvalitu činností prováděných certifikovanou organizací, může být proveden mimořádný kontrolní audit. O provedení mimořádného kontrolního auditu rozhodne vedoucí CO.
Stížnost
Při změně skutečností rozhodných pro udělení certifikace organizaci nebo na základě stížnosti na neodpovídající kvalitu činností prováděných certifikovanou organizací, může být proveden mimořádný kontrolní audit. O provedení mimořádného kontrolního auditu rozhodne vedoucí CO. Jestliže vedoucí CO posoudí, že stížnost byla podána ve lhůtě 20 dnů od data zjištění důvodu stížnosti a je stížnost je oprávněná, vyžádá si od pracovníka, který prováděl hodnocení veškerý písemný materiál týkající případu, jež je předmětem odvolání. Vedoucí CO do 20 dnů ode dne doručení stížnosti písemně potvrdí certifikované organizaci jeho obdržení. Za součinnosti pracovníků provádějící certifikační činnosti rozhodne vedoucí CO o stížnosti. V případě kladného rozhodnutí o stížnosti provede vyřízení stížnosti tím, že nejpozději do 30 dnů ode dne doručení stížnosti provede všechny potřebné změny v dokumentech tak, aby byla napravena chyba, proti které bylo vznesena stížnost. V případě, kdy stížnosti nelze vyhovět, je tato skutečnost písemně sdělena certifikované organizaci, po předchozím projednání s jejími představiteli, do 30 dnů ode dne doručení odvolání.
V případě, že certifikovaná organizace nesouhlasí se způsobem vyřízení stížnosti vedoucím CO, může podat odvolání proti jeho rozhodnutí Radě pro certifikaci. Postup vyřizování opravného prostředku uplatněného u Rady pro certifikaci je zakotven ve Statutu Rady pro certifikaci.
Případné podrobnosti z interních řídících dokumentů týkajících se stížností podá vedoucí CO.
Odvolání
Organizace má právo podat písemné odvolání proti rozhodnutí o výsledku certifikačního procesu podle odvolacího řádu CO. Podané odvolání nemá odkladný účinek. Odvolání proti rozhodnutí CO musí být podáno CO písemně do 20 dnů ode dne jeho doručení. Podané odvolání vyřizuje vedoucí CO, který do 20 dnů ode dne doručení odvolání písemně potvrdí certifikované organizaci jeho obdržení. V případě oprávněného odvolání změní CO napadené rozhodnutí do 30 dnů ode dne doručení odvolání. V případě, kdy odvolání nelze vyhovět, je tato skutečnost písemně sdělena certifikované organizaci, po předchozím projednání s jejími představiteli, do 30 dnů ode dne doručení odvolání.
V případě, že certifikovaná organizace nesouhlasí se způsobem vyřízení odvolání vedoucím CO je další postup stejný jako u vyřízení stížnosti.
Informace o vydaných a odejmutých certifikátech
O vydaných certifikátech a zařazení do registru je technická veřejnost informována prostřednictvím webového portálu www.gasinfo.cz. Informace o neplatných či odejmutých certifikátech podají na požádání pracovníci CO.
Záznamy z procesu certifikace
CO udržuje systém záznamů umožňující následné ověření objektivity jeho postupů. Místem uložení dokumentace je archiv dokumentů CO. Doklady jsou důvěrné, přístupné pouze žadateli o certifikaci. V případě odvolání k Radě pro certifikaci jsou k dispozici i odvolací komisi zřízené Radou pro certifikaci.
Pracovníci provádějící certifikaci a jejich důvěrnost
Jednotliví pracovníci CO provádějící certifikační činnost mají příslušnou odpovídající kvalifikaci a jsou plně způsobilí k výkonu svých funkcí. Údaje o kvalifikaci pracovníků CO, včetně externích pracovníků, jsou evidovány v rámci GAS s.r.o. V těchto údajích jsou průběžně doplňovány informace týkající se zvyšování kvalifikace pracovníků. Pracovníci CO, včetně pracovníků externích, mají uzavřeny pracovní smlouvy nebo dohody o spolupráci, jejichž součástí je ustanovení o povinnosti zachovávat mlčenlivost.